歯科に限らずどんな分野でも、スタディグループの会務に携わっている先生にとってFAXの扱いは面倒なものですね。
事務局があってマンパワーが足りていれば良いのですが、それもコストがかかっていることにはかわりないです。
その中でも、受信と自動返信は手間がかかります。
「FAXしましたが届いていますか」という電話やメールで、けっこう時間が取られます。
スタディグループや教材販売で必要な要件を解決する方法を考えました。
- メールにてFAX受信
- そのFAXに対して自動返信もしくは半自動返信
- 特別なソフトは使用しない
- システムはクラウド型とする
- 料金が安価
- 導入に当たって無料で試用ができる
- 試用申し込みから利用開始までのタイムラグがない
- 電話サポートがある
歯科IT研究会で検討中のシステムについてご紹介します。
【使用システム】
eFaxシステム
http://www.efax.co.jp/internetfax_02
【システム概要】
会員より紙のFAX送信が行われる
↓
eFaxシステムにより事務局のメールアドレスにFAX内容をPDFファイルに変換して送信
↓
事務局のメールソフトで受信
↓
メールソフトの返信ひな形(テンプレート)を用意して半自動でeFaxシステムに転送
この半自動の手間は５秒～１０秒程度で、１０件位ならば毎日の作業でもOK
これをさらに自動化するにはロケットマウスという自動化ソフトを使う。
http://www.mojosoft.biz/rockm.htm
ただし、これはかなりの高等ワザ。
【本システムの問題点】
●既存FAX番号が使えるかどうかはケースバイケース
eFaxシステムのFAQより
http://www.efax.co.jp/internet_fax_FAQ#ref_useServiceWithExistingNumber
既にFax番号を持っているのですが、eFaxのサービスを利用することができますか？
お客様がeFax にお申し込みされた場合、お客様には弊社が保有する番号からFax番号が割り当てられます。お客様が既存のFax番号を持ち、eFaxサービスでその番号を継続して使用することをご希望の場合、お客様の現在の電話会社からeFaxへその番号を持ち込むことができるかどうか検討するため、弊社の営業部までお問い合わせ下さい。